Tool-Chaos beendet: Mein 20€ System

2000+ KI-Tools. 15 Wissenssysteme. Ich nutze 2. Und zahle nur 20€ monatlich.

Gerade habe ich Perplexity gefragt: “Wie viele KI-Tools gibt es mittlerweile?” Die Antwort: 2000+ einzigartige KI-Tools.

Und fürs Managen unseres eigenen Wissens? Dafür gibt es immerhin 15+ verschiedene Systeme.

Kennst du diesen Kreislauf auch: Neues Tool entdeckt → Setup investiert → nach 3 Monaten wieder frustriert aufgegeben.

Evernote → OneNote → Notion → Roam → zurück zu Obsidian.

Ich war genauso gefangen. Bis ich aufhörte zu fragen “Was kann dieses Tool?” und anfing zu fragen “Was brauche ICH wirklich?”

Das Ergebnis? Ein System aus nur 2 Tools für 20€ monatlich, das alle großen KI-Modelle mit meinem kompletten Wissen verbindet. Meine 400 Bücher mit 50k+ Markierungen sind sofort durchsuchbar. Workshops entstehen in 1 Tag statt 1 Woche.

Heute zeige ich dir die 6 Kriterien, die alles verändert haben, und wie du dein eigenes Anti-Tool-Chaos-System baust.

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Kennst du die 3 Probleme auch?

Problem 1: Der Perfektionismus-Falle Du verbringst Wochen damit, das “perfekte” System zu konfigurieren, bevor du überhaupt anfängst, es zu nutzen. Ich kenne das - ich habe selbst unzählige Stunden investiert und mein System konfiguriert, ohne es wirklich zu nutzen.

Problem 2: Die Entscheidungslähmung Jedes Tool bietet sein eigenes Set an Funktionen. Und wir müssen ständig entscheiden: Was brauche ich davon wirklich? Von welchem Tool nutze ich was? Diese mentale Last führt dazu, dass wir uns nie wirklich entscheiden - und deshalb sammeln wir immer mehr Tools.

Problem 3: Das Insel-Problem Weil wir uns nie richtig entscheiden, sammeln wir über die Jahre viele Tools. Überall entstehen Inseln von Informationen und Wissen - und nichts ist miteinander verbunden.

Deine Buchnotizen in Kindle, deine Projektideen in Notion, deine Gesprächsnotizen in Slack, deine Dokumente in Google Drive. Wenn du eine große Idee entwickeln willst, musst du wie ein Archäologe durch verschiedene Systeme graben, um die Puzzleteile zusammenzusetzen.

Das ist frustrierend. Das kostet Zeit. Und das tötet Kreativität.

Ich war genauso gefangen - bis ich einen anderen Weg gefunden habe.

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Mein Wendepunkt: Von Feature-Jäger zu System-Denker

Früher habe ich Werkzeuge nach deren Funktionen eingeschätzt. “Wow, das kann ja alles!” war mein typischer erster Gedanke bei neuen Tools.

Mein Fehler war: Ich hatte meine eigenen Entscheidungskriterien nicht formuliert. Ohne diese Orientierung findet man alles Neue wunderbar und fällt auf die Verlockungen herein. Das Ergebnis? Wir nutzen 90% der Funktionen gar nicht, aber zahlen für 100%.

Das hat sich für mich geändert, als ich aufhörte zu fragen “Was kann dieses Tool?” und anfing zu fragen “Was brauche ICH wirklich?”

Es hat ein Stück gedauert, bis ich herausgefunden haben, welche Kriterien für mich wirklich wichtig sind. Darüber Nachzudenken lohnt sich aber, denn mit dieser Klarheit fällt es mir jetzt viel leichter, neue Tools einzuschätzen und zu beurteilen, ob ich etwas verändern muss.

Die Kriterien muss jeder für sich selbst definieren.

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Zur Orientierung gebe ich dir einen Überblick über meine - vielleicht helfen sie dir, deine eigenen zu formulieren:

Meine 6 Non-Negotiables für Wissenssysteme:

1. Offline-First Zugang → Auf meinem Rechner jederzeit auf mein Wissen zugreifen können. Auch ohne Internetverbindung.

Warum das wichtig ist: Mein Wissen ist zu wertvoll, um von einer Internetverbindung abhängig zu sein.

2. Programmierbare Flexibilität → Mein Wissen mit Programmiersprachen bearbeiten, umwandeln und auswerten können.

Der Grund: Mein Wissenssystem dient als Quelle für meine Artikel, Kurse, Workshops und digitale Produkte. Ich brauche die Flexibilität, es programmatisch zu nutzen.

3. Nahtlose Integration → Es einfach anderen Systemen wie KI zur Verfügung stellen - ohne Duplizierung.

Das Ziel: Single-Source-of-Truth. Ich will nicht an mehreren Stellen Informationen aktuell halten müssen.

4. Workflow-Vielseitigkeit → Möglichst ohne Tool-Wechsel in verschiedenen Szenarien arbeiten können.

Konkret: Eine Präsentation erstellen. Einen Newsletter schreiben. Einen Kurs entwickeln. Tiefergehende Gedanken formulieren. Mein Journal führen - alles aus einer Quelle.

5. Kosteneffizienz → Wenig laufende Kosten, maximaler Wert. Die Realität: Tools, die 50€+ pro Monat kosten, sind für die meisten nicht nachhaltig.

6. Vendor-Lock-In Vermeidung → Unbedingt einen Anbieter-Lock-In vermeiden.

Aus Erfahrung: Ich hatte das bereits mehrere Male. Von Preisgestaltung und Marktbereinigungen abhängig zu sein ist für langfristig orientiertes Wissen nicht akzeptabel.

Zeit für einen erste Reflexion:

Was denkst du? Welche Kriterien würden auf deiner Liste stehen?

Mit diesen Kriterien wurde plötzlich klar: Ich brauche nicht das Tool mit den meisten Features.
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Ich brauche das System, das meine Anforderungen am besten erfüllt.

Was heute mit meinem 20€-System möglich ist

Ich arbeite heute mit einem Verbund von 2 Haupttools, 1 Stunde wöchentliche Pflege, und hier ist, was ich damit mache:

Ein zentrales Nervensystem für alles Wissen Alle meine über 5000 Notizen - Gedanken, Präsentationen, Artikel, Posts sind an einer Stelle. Einfach lesbar für mich, aber auch von Maschinen.

Alle Informationsquellen - Bücher in Kindle, Web-Artikel, Podcasts,… münden in diesem zentralen System.

Alle großen KI-Modelle arbeiten mit MEINEM Wissen. Wenn ich ChatGPT, Claude oder Gemini frage, kennen sie meine 400 Bücher mit 50k+ Markierungen. Sie kennen meine Projekte, meine Frameworks, meine Denkweise. Das ermöglicht echte Zusammenarbeit mit einem Denkpartner, der meinen Kontext versteht.

Workshops entstehen in 1 Tag statt 1 Woche. Mein System kennt meine bisherigen Präsentationen, meine bewährten Beispiele, meine Storytelling-Patterns. Wenn ich eine neue Präsentation brauche, baue ich auf dem auf, was bereits funktioniert hat.

Ideen entwickeln sich zu Projekten, nicht zu vergessenen Notizen. Durch die Vernetzung entstehen aus kleinen Gedanken große Zusammenhänge. Mein System zeigt mir Verbindungen, die ich sonst übersehen hätte.

Die Architektur: 2 Tools + 1 Brücke

Hier ist, wie mein System funktioniert - und warum es so kraftvoll ist:

Tool 1: Obsidian - Mein Denkraum

Warum Obsidian meine 6 Kriterien erfüllt:

✓ Offline-First Zugang: Alle deine Notizen liegen lokal auf deinem Rechner. Kein Internet? Kein Problem. Mein Wissen ist immer verfügbar.

✓ Programmierbare Flexibilität: Obsidian erzeugt echte Markdown-Dateien. Das bedeutet: Ich kann dies Dateien immer lesen. Jede Programmiersprache kann sie auch lesen, bearbeiten und auswerten. Python-Skripte für Analysen? Kein Problem. Automatische Generierung von Präsentationen? Machbar.

✓ Nahtlose Integration: Markdown ist der Standard. Jedes andere System kann diese Dateien lesen - ohne Konvertierung, ohne Datenverlust.

✓ Workflow-Vielseitigkeit: Ein System für alles. Newsletter schreiben, Kurse entwickeln, Journaling, Präsentationen vorbereiten - ich erledige alles in derselben Umgebung.

✓ Kosteneffizienz: Obsidian ist kostenlos (ja, das ist kaum zu glauben). Ich habe freiwillig die Catalyst Lizenz gekauft (einmalig), um Obsidian zu unterstützen und früher Zugang zu neuen Features zu bekommen. Aber das ist optional.

✓ Vendor-Lock-In Vermeidung: Das ist der Schlüssel. Deine Daten sind Markdown-Dateien in Ordnern auf deinem Computer. Obsidian verschwindet morgen? Du hast immer noch alle deine Daten und kannst sie in jedem anderen Tool öffnen.

Für die Organisation meines Wissens in Obsidian nutze ich Tiago Fortes “Second Brain” Ansatz - aber das ist ein eigenes, großes Thema. Falls dich interessiert, wie ich konkret meine 5000+ Notizen strukturiere und vernetze, lass es mich wissen. Dann mache ich das zum Thema eines nächsten Newsletters.

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Tool 2: Langdock - KI mit allen großen LLMs

Langdock ist nicht nur “noch eine KI-Plattform”. Es ist der Ort, wo alle großen KI-Modelle - ChatGPT, Claude, Gemini - mit DEINEM Wissen arbeiten können.

Langdock erfüllt mein Hauptkriterium: Langdock kann direkt auf meine Obsidian-Dateien zugreifen

Damit kann ich mit meinem kompletten Wissen arbeiten - ohne dass ich etwas duplizieren muss.

Darüber hinaus schätze ich Langdocks:

✓ Kosteneffizienz: 20€/Monat für ALLE großen KI-Modelle. ChatGPT Plus allein kostet 20€, Claude Pro 18€, Gemini Advanced 20€.

Bei Langdock bekomme ich alle für den Preis von einem - plus deutsche Server und DSGVO-Konformität.

✓ Workflow-Vielseitigkeit: Ich kann spezialisierte AI-Assistenten für verschiedene Aufgaben bauen. Mittlerweile habe ich über 70 Assistenten, die bei ganz verschiedenen Aspekten in meinem Business unterstützen.

Ein kleiner Ausschnitt: - Mein Building Block Assistant: Kritisiert und verbessert meine Notizen - Ideay - mein Ideen Explorer: Nutzt 17 verschiedene Synthesemethoden, um meine Gedanken weiterzuentwickeln
- Lexicon - mein Newsletter Writer: Kennt meinen Schreibstil und meine bisherigen Newsletter - Mein Workshop Designer: Baut auf dem 4MAT Lernsystem auf

Ich habe Langdock täglich im Einsatz und bisher über 5500 Konversationen geführt.

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Die Brücke: Google Drive als Verbindungsglied

Das ist der Teil, den die meisten übersehen:

Das Verbindungsprinzip: Obsidian legt automatisch alle meine Notizen in einem lokal gespiegelten Google Drive Ordner ab. Langdock kann auf diesen Google Drive ebenfalls zugreifen. Dadurch hat jede KI sofort Zugriff auf mein komplettes Wissen - ohne dass ich etwas duplizieren muss.

Der Workflow in der Praxis: 1. Ich denke und schreibe in Obsidian (menschliches Denken, lokale Kontrolle) 2. Automatischer Sync nach Google Drive (Brücke) 3. KI in Langdock hat sofort Zugriff auf alles (KI-Power mit Kontext) 4. Ich kann meine Gedanken in Zusammenarbeit mit KI und meinen KI-Assistenten weiterentwickeln.

Der wichtige Unterschied zwischen Tools und Systemen

Ein System ist mehr als die Summe seiner Tools.

Die Tools (Obsidian + Langdock + Brücke) kosten 20€. Alle drei sind schnell installiert.

Aber jetzt braucht es das System - die Art, wie du denkst, erfasst, verknüpfst und mit KI zusammenarbeitest.

Die detaillierte Implementierung, die Fallstricke beim Setup, wie du die PARA-Struktur für deine spezifischen Bedürfnisse anpasst, wie du spezialisierte KI-Assistenten für deine Workflows baust, wie du aus Informationsflut echte Erkenntnisse destillierst - das ist der Unterschied zwischen Tools haben und Systeme beherrschen.

Du kennst jetzt die Werkzeuge. Das System dahinter ist der nächste Schritt.

Wenn das für dich interessant klingt…

Ich biete 20-minütige Kennenlerngespräche an - keine Verkaufsgespräche, sondern ehrliche Einschätzungen:

• Wo stehst du gerade mit deinem Wissenssystem?
• Welche Tools hast du schon probiert, und warum haben sie nicht funktioniert?
• Passt mein systemischer Ansatz zu deiner Arbeitsweise?
• Falls ja: Wie könnten deine nächsten Schritte aussehen?

Das Gespräch ist für uns beide wertvoll - ich lerne von deiner Situation, du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob mein Ansatz zu dir passt.

​Hier kannst du dir einen Termin buchen →​

Wenn du bereit bist, vom Tool-Sammler zum System-Denker zu werden - lass uns darüber sprechen.

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Liebe Grüße

Basti

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